אי-בול
כוס משקה גבוה, מיועד להגשת ומשקאות קלים וחריפים.
בר משקאות
צורת הגשת משקאות, בה כל אורח מקבל את המשקה בהכנה פרונטאלית. עלות בר משקאות מחושבת לפי כמות האורחים וכוללת בנוסף למשקאות השכרת ציוד (כוסות וכו') וצוות הברמנים. באפשרות הלקוח לבחור אם בר משקאות יפעל רק במהלך קבלת פנים או יישאר פתוח במשך כל האירוע, סוג המשקאות (תוצרת הארץ או תוצרת חו"ל), סוג המשקאות קלים (פרמיום או לא ממותג). כל פרמטר משפיע על המחיר ובסופו של דבר על עלות הכוללת של האירוע.
בר קינוחים
צורת הגשה בה קינוחים מורכבים ומוגשים לאורח ע"י הצוות בדומה לבר משקאות. חוויה בפני עצמה, בר קינוחים הוא אחד הטרנדים הלוהטים של החורף.
בראנץ'
ארוחת בוקר מאוחרת, הכוללת מזנון עשיר ויכול לכלל מנה עיקרית. בראנץ' יכול להווה אלטרנטיבה לאירוע ערב. עלות הבראנץ' היא נמוכה יותר ביחס לאירוע בערב משום שאירוע שמתרחש בצהריים מהווה מקור פרנסה נוסף לבעל המקום ולקייטרינג.
טיפ
סכום כסף שנהוג לתת כבונוס לצוות בתום האירוע. הטיפ מחושב מעלות הכוללת של האירוע. לאחר שהוא מועבר להנהלת המקום או הקייטרינג, הוא מחולק בין העובדים.
פוד-קוסט
עלות המזון, אחד המרכיבים בעלות המנה. את הפוד-קוסט מחשבים בחלוקת השווי של המוצרים לכמות המנות. בדרך כלל, הפוד-קוסט לא עובר שליש מעלות המנה שמורכבת מפרמטרים נוספים, כגון: עלות הצוות והציוד.
לאו-בול
כוס משקה נמוך, מיועד להגשת משקאות חריפים.
מרכז שולחן
צורת הגשה, בה במרכז שולחן מונחת פלטה מרכזית. כל מנה יכולה להיות מוגשת בצורה כזאת: ראשונה, עיקרית או קינוח. היתרון בשיטה – חיסכון בחומרי הגלם ואפשרות לאורח לבחור באופן עצמאי את המנה שלו.
מוזמנים
אדם שהוזמן לאירוע בין עם באמצעות הזמנה מודפסת, מייל, שיחת טלפון, מסרון או באופן אישי. כמות המוזמנים היא זו שתקבע בסוף הערב את עלות האירוע. לפעמים, בארץ, אנשים מרגישים חופשי להגיע לאירוע עם כל המשפחה, לכן, אם חשוב לכם להגביל את מספר האורחים (מסיבה כלכלית או מסיבת מקום פנוי), עדיף לציין על גבי ההזמנה אם מדובר בהזמנה אישית או זוגית. "רמז" נוסף ניתן לכתוב על המעטפה. כך, אם נזמין את מר יוסי כהן, ובנוסף נציין בהזמנה "הזמנה אישית", נקווה שהאורח יגיע לבד (בדרך כלל הזמנות בודדות נפוצות בתחום העסקי). אם נציין על ההזמנה "מר וגב' כהן" ובנוסף נכתוב בהזמנה "הזמנה זוגית" נצפה שהאורח לא יביא עימו את ששת ילדיו. אם מדובר במשפחה קרובה, נשלח את ההזמנה ל"משפחת כהן"
מנת ביניים
מנה שמוגשת בין המנה הראשונה ובין המנה העיקרית. ברוב במקרים, נהוג להגיש מנת עוף או מנת דג, הדמיון שלכם הוא הגבול היחידי במקרה זה. רוב האורחים בישראל לא יוותרו על מנת בקר בתור מנה עיקרית, זה נותן יד חופשית להגיש להם מנה אוהבה ומעניינת בתור מנת ביניים.
מנה טבעונית
מנה על בסיס מן הצומח בלבד, שלא מכילה שום מרכיב מן החי (כולל מוצרי חלב,ביצים, דגים וכו'). מומלץ ליידע את שף הקייטרינג על אורחים טבעוניים ולבחור ביחד את המנה העיקרית שתוגש להם.
מנה עיקרית
מנה בשרית, לרוב, שמסיימת את הארוחה לפני הגשת הקינוח. חברות קייטרינג בדרך כלל מציאות מנות על בסיס בקר (פילה, אנטריקוט, סינטה וכד') או דגים כתחליף לאורחים שלא אוכלים בשר או מעדיפים מנה "קלה" יותר.
מנה צמחונית
מנה שלא מכילה חומרים מן החי. יחד עם זאת, מנה צמחונית יכולה לכלול מוצרי חלב וביצים. מומלץ ליידע את שף הקייטרינג על אורחים צמחוניים ולבחור ביחד את המנה העיקרית שתוגש להם.
מה ראשונה
מנה שמוגשת בפתיחת הארוחה. בדרך כלל מדובר במנה צמחונית או ברוב המקרים היא הוחלפה ע"י מבחר סלטים המוגשים למרכז שולחן. למרות המבחר והכמות, סלטים יכולים ליצור הרגשה זולה ואם אתם מתכננים את האירוע כאירוע יוקרתי, עדיף לוותר עליהם ולהגיש לאורחים מנה אישית. במקרה זה, חשוב לזכור שזאת המנה שפותחת את הארוחה, עליה להיות מושקעת, יצירתית ומעניינת.
מסתובבים
צורת הגשת מנות במהלך האירוע, כאשר המנות מוגשות לאורחים בצורת מנות קטנות אישיות באמצעות מלצרים ש"מסתובבים" בין הקהל. מסתובבים יכולים להתחיל (קבלת פנים) או לסיים את האירוע (קינוחים), הם יכולים להכניס לאירוע עניין גם במהלכו (מנת פינוק מיוחדת כמו סורבה עם אלכוהול באמצע הארוחה). המסתובבים הם פיתרון להוזלת המנה, כאשר מדובר בכמות אוכל קטנה יחסית לצורות הגשה אחרות.
מנת ילדים
מנה מיוחדת לילדים המתחשבת בטעמים ובכמויות לגילם. לא תמיד יש צורך במנת ילדים, כך אם מדובר בכנס מקצועי או ביום כיף לעמיתי חברה. כאשר מדובר באירוע משפחתי, חשוב לציין מראש אם האירוע הוא למבוגרים בלבד. אם לא, כדאי להיערך בהתאם: ליידע את מנהל המקום או הקייטרינג על כמות הילדים המוזמנים ולסכם את מחיר המנה. זה יעזור לצוות להיערך בהתאם ויחסוך לכם הוצאה מיותרת – לשלם עבור כל ילד מחיר מלא.
עלות המנה
סכום שכולל עלות המזון (פוד-קוסט), רווח הקייטרינג, עלות הצוות, השכרת ציוד ובעלי מקצוע באירוע (די-ג'י, תאורן, הגברה, צילום ועלות השכרת מקום האירוע). בדרך כלל, טיפ, עלות הביגוד, צילומי סטודיו ועריכה, הסעות ועלות טיול ירח-דבש לא נכללים בעלות המנה. אי-אפשר להשוות עלות המנה באירוע למחיר מנה במסעדה, למרות שקל מאוד ליפול לתוך זה שאנחנו שומעים את המחיר. עלות המנה זה לא רק אוכל, היא כוללת שכר של עשרות אנשים שעובדים לפני ובמהלך האירוע, הקמת תפריט מיוחד, השכרת כלים, ריהוט, ציוד מקצועי, אבטחה ועוד.
עמדת מזון
צורת הגשת מנה, כאשר היא נעשית מול האורח. עמדות מזון היא אחת הצורות המועדפות בארץ, משום שהן משלבות כיבוד ואטרקציה. אורחים נהנים מצפייה בטבח שמכין את המנה מולם, מרכיב ומגיש להם אותה באופן אישי. זה הרבה יותר חוויתי. מאשר צלחת שמגיעה ישירות מהמטבח. יחד עם זאת, חשוב לציין שעמדת מזון היא סוג של אשליה: את המנה מכינים מראש ורק את פיניש (כגון, פריסה, חיתוך, הוספת רוטב או תוספת וכוד') נעשה מול האורח. זה לא ההכרח דבר שלישי: רוב המנות דורשות זמן הכנה ארוך ובלטי אפשרי להכין אותם ברגע אמת. למרות זאת, יש מספר יוצאי דופן: מנות מהירות כגון סושי, מוקפץ ווק, בשרים או דגים על הפלנצ'ה, פיצות או פוקצ'ות בטבון, פלאפל או בשרים על האש – במקרה זה, האוכל נעשה ברגע אחרון, שומר על טריותו וטעמיו שבשילוב עם עבודה מקצועית נוצרת תחושת קסם אמיתי.
קבלת פנים
חלק פתיחת האירוע, פרק זמן שאנו מקציבים לאורחים להגיע עד שמתחיל החלק המרכזי של האירוע (חופה, ברית, נאומים, הקרנת סרט וכד'). בדרך כלל, משך קבלת הפנים כשעה-שעה וחצי, בהם בעלי השמחה ומשפחותיהם מקבלים את האורחים. בזמן קבלת פנים מוגשים כיבוד ושתייה. השתייה יכולה להיות מוגשת כבר משקאות אלכוהוליים ומשקאות קלים או באמצעות מלצרים שמגישים משקה ספציפי לאורחים (מבחר מצומצם). למרות הרצון לפנק, חשוב לזכור שלאחר קבלת פנים האורחים ניגשים לארוחת ערב. לכן, לא כדאי להכביד עליהם באוכל. עדיפות היא למנות קטנות, אשר אפשר לאכול בביס אחד, ללא שימוש בצלחת או מזלג. יחד עם זאת, כמות המזון צריכה להיות בהתאם לזמן שמוקדש לקבלת פנים: הכיבוד צריך להיות מוגש לכל אורכה באופן שווה.
קייטרינג
מטבח מקצועי אשר אחראי על הספקת המזון לאירוע. פעמים רבות, גני אירועים ואפילו בתי קפה משתמשים בשירותי קייטרינג חיצוניים. אם חשוב לכם מקור האוכל, תבקשו לראות את המטבח או את רישיון היצרן של המקום. החוק בארץ מחייב כל עסק שמוציא מזון לאירועים במקום חיצוני ברישיון מסוג זה שכולל את רישיון הובלה בקירור.
קינוח
מנה מתוקה שמסיימת את האירוע. קינוח באירוע יכול להיות מוגש בצורות שונות: בר קינוחים, מזנון מתוקים, עוגת חתונה או בר/בת-מצווה, עמדות קינוחים שמכינים אותם במקום, או כפלטה שמוגשת ישירות למרכז שולחן. קינוח יכול להוזיל או לייקר משמעותית את עלות המנה, תלוי בצורת ההגשה שבחרתם. כך, עמדת פנקייק דורשת עסקת צוות עובדים להכנת הקינוח במקום ויש לזה עלויות. מזנון מתוקים דורש כמות נכבדת וסוגים שונים על מנת להיראות טוב. פלטת קינוחים למרכז שולחן היא פתרון זול מבחינה תפעולית וכמותית שמאפשרת לכם להשקיע יותר באיכות הקינוח. ישנה אפשרות לשלב בין קינוח לאטרקציה ולהפוך את המנה האחרונה לסיומת מרגשת. מדובר בבר קינוחים אקטיבי (קינוחים שמכינים לכל אורח באופן אישי) כגון: גלידת חנקן נוזלי, שלג בטעמים, עמדת קרפ צרפתי וכו'.
רב-מלצרים
מנהל הצוות באירוע. רב-חובל ב"אוניית השמחה" שלכם. תפקידו לנהל צוות המלצרים, לשמור על קצב האירוע, לפתור בעיות קטנות וקטנות פחות, תוך כדי שהוא שומר על חיוך ושירותיות. רב-מלצרים טוב – הוא נכס אמיתי עבור בעל העסק ועבור בעלי השמחה. אם יש לכם דרישות מיוחדות, כדאי לעדכן את רב-מלצרים לפני האירוע והוא יידע לשמור על האינטרס שלכם. אל תסמכו על כך שעדכנתם את בעל האולם. בדרך כלל, בעלי או מנהלי אולמות נאלצים להתמודד עם הרבה לחץ בזמן האירוע (בעלי מקצוע שונים, בעיות טכניות, כוח אדם וכו'). לאומת זאת, רב-מלצרים אחראי על שביעות הרצון של בעלי השמחה, לכן הוא הכתובת המועדפת שלכם.
תקציב
כלל ההוצאות של האירוע. תקציב האירוע בדרך כלל כולל: הסעדה, השכרת מקום וציוד, ביגוד, צילום, הסעות, שכר צוות, טיפ, אטרקציות ופינוקים לאורחים. לפעמים, צריך להוסיף לתקציב האירוע גם הוצאות אבטחה, כרטיסי טיסה לקרובים מחו"ל (במידה והחלטתם לממן להם את הנסיעה) וכד'.
אולי לא מדובר בתקציב המדינה, אך לא פחות חשוב להגדיר סכום כללי לעלות האירוע. אחרת, כמו שנהוג לומר, השמים הם הגבול ובמקרים רבים הגבול מגיע עד לבית משפט או להוצאה לפועל. על מנת לא להפוך רגע של שמחה לסיוט של שנים, תחליטו מראש כמה כסף אתם מוכנים לבזבז עליו. אל תיקחו בחשבון מה כל אורח יביא. גם כאן, יש הפתעות ומעטפות ריקות הן לא זן בסכנת הכחדה. תהיו זהירים ותודו לעצמכם על כך בסוף האירוע.